Functieomschrijving:

rojectleider aanbesteding HR-systeem

 

1. Context en doel van de opdracht

De gemeente Enschede zoekt een ervaren projectleider voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw e-HRM systeem, met een bewezen trackrecord op het gebied van (cloud‑gebaseerde) e-HRM aanbestedingen (overheid) en implementaties.

De implementatie van een nieuw e-HRM systeem in onderdeel van een programma ter vervanging, digitalisering en modernisering van de gemeente-brede applicaties op het gebied van Financiën, P&O en Inkoop. Het e-HRM project richt zich op de modernisering en concentratie van het verouderde applicatielandschap, de werkwijzen en de decentrale werkprocessen. Dit betekent vervanging van de huidige P&O systeem door een geïntegreerde best practice systeem. Het doel is om een toegankelijk, inclusief en transparant systeem te realiseren dat bijdraagt aan aantrekkelijk werkgeverschap, data gedreven werken, prettige werkomgeving en harmonisatie van het applicatielandschap. Door wendbaarheid en opgavegericht werken te stimuleren, versterken we onze organisatie en leggen we de basis voor toekomstbestendige bedrijfsvoering, de stad en de samenleving.

Het e-HRM project is al gestart, waarbij er is een goedgekeurd adviesrapport is over de doelstellingen en scope van het aan te besteden e-HRM systeem. Tevens is het projectteam voor de aanbesteding van nieuwe het e-HRM systeem recent gestart met de voorbereidingen van de aanbesteding (zoals het opstellen van het Programma van Eisen), waarbij deze aanbesteding gepland is voor publicatie in oktober, met gunning en contractering in het begin van 2027, implementatie in 2027,en een geplande go-live begin januari 2028.

Je bent onderdeel van het overkoepelende programma, geleid door de programma manager van het overkoepelende programma Financiën, P&O en Inkoop, je werkt nauw samen met het hoofd P&O van de gemeente, en je geeft leiding aan het P&O project voor de aanbesteding en implementatie van het e-HRM systeem.

Als projectleider bewaak je de planning, risico’s, afhankelijkheden, randvoorwaarden en verzorg je de communicatie, monitoring, voortgangsrapportages en strategische advisering, en werk je samen met de programma manager en de projectleiders Financiën, Inkoop, IT en Communicatie & Training aan een goed geïntegreerde en toekomstbestendige nieuwe manier van werken en ondersteunend applicatielandschap.

Je belangrijkste verantwoordelijkheid betreft de dagelijkse leiding aan de aanbesteding (2026) en implementatie (2027) van het nieuwe HR-systeem

De opdracht betreft kortom een afgebakende advies- en regieopgave gericht op het realiseren van concrete projectmanagement producten en implementatiekaders voor de verdere modernisering van het e-HRM systeem.

Als opdrachtnemer voer je de opdracht zelfstandig en naar eigen inzicht uit en ben je verantwoordelijk voor de oplevering van de overeengekomen resultaten.

De opdracht omvat nadrukkelijk geen structurele invulling van een managementfunctie binnen de gemeentelijke organisatie en geen publiekrechtelijke besluitvorming.

 

2. Resultaat en scope van de opdracht

De opdracht is gericht op het opleveren van samenhangende projectmanagement producten die de gemeente in staat stellen de aanbesteding en implementatie van het nieuwe e-HRM systeem beheerst uit te voeren.

Als opdrachtnemer lever je hiertoe onder meer:

- een geactualiseerd projectplan e-HRM aanbesteding en implementatie;

- advisering ten aanzien van de aanbesteding en implementatie van het nieuwe e-HRM systeem;

- een implementatieplan voor e-HRM;

- periodieke project voortgangsrapportages;

- strategische adviesproducten voor de P&O organisatie en het overkoepelende programma management..

Als opdrachtnemer lever je advies- en sturingsproducten. Besluitvorming en uitvoering blijven te allen tijde bij de gemeente.

 

3. Concrete oplevermomenten (mijlpalen)

Mijlpaal 1 — e-HRM programma van eisen en projectplan aanbesteding e-HRM

Oplevering: uiterlijk 10 juli 2026

Op te leveren:

- Document Programma van Eisen en Wensen, gevalideerd door de projectgroep en Hoofd P&O;

- Aanbestedingsleidraad (in draft – in samenwerking met Inkoop en Juridische Zaken);

- Projectplan aanbesteding e-HRM

- Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM en aanbestedingsoverwegingen, e-HRM marktkennis, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;

- Overzicht planning, risico’s en afhankelijkheden

 

Resultaat: vastgesteld Programma van Eisen en projectplan aanbesteding e-HRM.

 

Mijlpaal 2: Publicatie e-HRM aanbesteding

Oplevering: begin oktober 2026

Op te leveren:

- Regie op uitvoering projectplan aanbesteding e-HRM

- Regie op de oplevering van het e-HRM aanbestedingsdossier (in samenwerking met Hoofd P&O, projectteam e-HRM, Inkoop, Juridische Zaken), inclusief benodigde reviews en interne gemeentelijke goedkeuringen;

- Projectplan evaluatie, gunning en contractering e-HRM systeem;

- Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM en aanbestedingsoverwegingen, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;

 

Resultaat: succesvolle publicatie nieuwe e-HRM aanbesteding

 

Mijlpaal 3 – Gunning en contractering van het nieuwe e-HR-systeem

Op te leveren kwartaal 1 2027

Op te leveren:

- Regie op de evaluatie-, gunnings- en contracteringsprocessen voor de e-HRM aanbesteding;

- Opstellen projectkaders implementatie e-HRM, inclusief implementatiestrategie, test / data migratie / cut-over / go-live / nazorg plannen;

- Opstellen integraal implementatieplan e-HRM, inclusief mijlpalenplanning, project team opzet (intern en extern, inclusief capaciteitsplanning en bemensing), identificatie van risico’s / afhankelijkheden / issues / besluitvorming, verandermanagementplan e-HRM (in samenwerking met programma team). Dit alles binnen de programma-brede strategie, aanpak, kaders en best practices;

- Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM implementatie overwegingen, e-HRM implementatie best practices, project planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;

Resultaat: Gecontracteerd e-HRM systeem en e-HRM implementatieplan

 

Mijlpaal 4: Regie op de implementatie e-HRM

Op te leveren: 1 januari 2028

- Regie op de implementatie van het nieuwe e-HRM systeem, binnen de kaders van het overkoepelende programma, en in nauwe samenwerking met de P&O organisatie, e-HRM project team, externe implementatiepartij, programma management, IT, verandermanagement team;

- Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM implementatie overwegingen & best practices, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;

Resultaat: Succesvolle go-live per januari 2028.

 

Mijlpaal 5: Overdracht naar operatie & beheerorganisatie

Oplevering: eind kwartaal 1 2028

Op te leveren:

- Regie op de nazorgfase kwartaal 1 2028, inclusief het behalen van de criteria tot afsluiting van de nazorg fase, het voorbereiden van de overdracht naar de operatie & beheerorganisatie;

- Overdrachtsdocument e-HRM systeem naar de operatie en beheerorganisatie;

- Advisering aan programma management en hoofd P&O ten aanzien van aanpak, inhoudelijke e-HRM nazorg overwegingen, planning, risico’s, afhankelijkheden en eventueel bijsturing;

Resultaat: Formele overdracht e-HRM naar operatie en beheerorganisatie.

 

Mijlpaal 6 — Strategisch advies en eindrapportage

Oplevering: maximaal 1 maand na afsluiting nazorgfase

Op te leveren:

- Eindrapportage implementatie e-HRM – inclusief bestuurlijke samenvatting;

- Evaluatierapport implementatie e-HRM;

Resultaat: afgeronde project evaluatie en beëindiging e-HRM project.

4. Werkwijze en zelfstandigheid

In jouw aanpak heb je oog voor de specifieke aspecten van onze organisatiecultuur en het besturings- en managementconcept van de gemeentelijke organisatie in relatie tot de te behalen doelen. Ook zorg je ervoor dat je een goede set aan projectmanagement vaardigheden toepast om het project gestructureerd, op tijd en binnen budget opgeleverd worden

Jouw aanpak kenmerkt zich door een doordachte, effectieve en doelmatige opzet en executie en management van het project. Een aanpak gebaseerd op gedegen ervaring en kennis met vergelijkbare aanbestedings- en implementatietrajecten van e-HRM- systemen in vergelijkbare overheidsorganisaties. Je bent in staat om met daadkracht en finesse te zorgen voor standaardisering en uniformering van P&O werkprocessen door het neerzetten van een oplossing die is gebaseerd op de best practices van de leverancier(s) en in overeenstemming is met onze architectuurstandaarden. Je weet de juiste mensen te mobiliseren en enthousiasmeren, gestructureerde plannen op te stellen en uit te voeren, de betrokken collega’s hierin mee te nemen, en goede af te stemmen met de overkoepelende programma manager, hoofd P&O en de P&O organisatie.

Als opdrachtnemer bepaal je zelfstandig de aanpak, planning en werkwijze.

- Er is geen sprake van hiërarchische aansturing of gezagsverhouding.

- De e-HRM stuurgroep fungeert uitsluitend als opdrachtgever en ontvanger van de resultaten.

- Afstemming vindt plaats via vooraf overeengekomen voortgangsmomenten.

- Als opdrachtnemer kan je je, na overleg en met behoud van kwaliteit, laten vervangen.

- Alsopdrachtnemer draag je eigen ondernemersrisico en ben je verantwoordelijk voor verzekeringen en fiscaliteit.

 

5. Afbakening ten opzichte van wettelijke taken

De opdracht is strikt adviserend en kaderstellend van aard.

Als opdrachtnemer:

- verricht je geen publiekrechtelijke taken;

- neem je geen formele rol in aanbestedingsbesluitvorming;

- treed je niet op als gedelegeerd opdrachtgever in juridische zin;

- vervul je geen lijn- of managementfunctie binnen de gemeente;

- ben je niet verantwoordelijk voor de feitelijke implementatie of aansturing van gemeentelijk personeel.

De verantwoordelijkheid voor besluitvorming, aanbestedingen, contractering en uitvoering berust volledig bij de gemeente Enschede.

 

6. Gevraagde expertise

Jouw kennis en ervaring

We zijn hiervoor op zoek naar een ervaren e-HRM projectmanager met ruime ervaring in dit vakgebied en bij vergelijkbare organisaties als de gemeente Enschede. Je bent proactief, soepel in de relatie en strak op de inhoud. Organisatiesensitiviteit, structuur, doorzettingsvermogen en een positief-kritische en onafhankelijke houding kenmerken jouw manier van werken. Je bent iemand die oplossingsgericht en besluitvaardig is en beschikt over een goede dosis overtuigingskracht. Je kunt goed zelfstandig werken, maar vindt het ook fijn om samen met een projectteam de team- en organisatiedoelen te bereiken. Je hebt ervaring in het succesvol opleveren van e-HRM aanbestedings- en implementatietrajecten, en ervaring met het werken in projectorganisaties binnen een overkoepelende programma aanpak en aansturing.

Als opdrachtnemer beschik je aantoonbaar over:

- ervaring met Europese aanbestedingen (openbare procedure of meervoudig onderhands) voor een e-HRM systeem als projectleider geleid (inclusief het opstellen van het Programma van Eisen, de gunningscriteria en de EMVI-beoordeling);

- ruime ervaring met het leiden van e-HRM implementieprojecten van vooraanstaande e-HRM oplossingen, en cloud-transities als projectleider;

- inhoudelijke P&O proceskennis, en e-HRM expertise en ervaring (best practices, marktkennis en ervaring ;

- ervaring met projectmanagement rollen binnen een bredere programma opzet;

- ervaring binnen vergelijkbare organisaties;

- ervaring met verandermanagement van soortgelijke e-HRM implementatieprojecten;

- sterk analytisch en een goed adviesvermogen, gestructureerd, oplossingsgericht, besluitvaardig en overtuigingskracht.