Functieomschrijving:

Directiesecretaresse SchieDistrict

contractvorm: detachering

Als directiesecretaresse ondersteun jij de directeur Gebiedsontwikkeling van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de directeur Gebiedsontwikkeling goed gefaciliteerd wordt om optimaal in te spelen op de behoeften die bij het bestuur en de organisatie leven. Ben jij een flexibele en servicegerichte secretaresse? Heb jij ervaring als secretaresse en zit ontzorgen jou in het bloed? Reageer dan nu!

Wat ga je doen?

De ondersteuning van de directeur Gebiedsontwikkeling is bij jou in goede handen. Je werkt in een dynamische omgeving nauw samen met de directeur Gebiedsontwikkeling en de andere teamleden van het project. Je ontzorgt de projectdirecteur in de dagelijkse gang van zaken maar kijkt ook vooruit en voorkomt hierbij conflicten in de agenda. Zo wordt de optimale support gegarandeerd. Jij verrast anderen positief met jouw proactieve ideeën en acties.

De werkzaamheden bestaan uit:

• agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
• doornemen van de agenda met de directeur gebiedsontwikkeling
• klaarzetten van de juiste documenten voor de directeur Gebiedsontwikkeling
• prioriteren en ordenen van e-mails en acties
• Maken van verslagen van overleggen waar jij verantwoordelijk voor bent
• Archiveren van stukken
• het waar nodig rappelleren van acties
• signaleren en proactief communiceren over zaken waar de projectdirecteur, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Wat breng je mee?

• Aantoonbaar opleidingsniveau als directiesecretaresse op HBO-niveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of bestuurssecretaresse. Bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams;
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen;
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief.

Over het team

Je komt te werken binnen het team Projecten en specifiek werk je mee aan de gebiedsontwikkeling Schiedistrict. Het gehele team bestaat uit ongeveer 50  personen. We werken in regie waardoor we met veel bedrijven en organisaties van buiten de gemeente te maken hebben.

Bijzonderheden

• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen. 
•  Mogelijk vragen wij, uiteraard in overleg met jou, referenties op bij je huidige en/of vorige werkgever(s).
• Het heeft onze voorkeur als je grotendeels op kantoor (meerdere locaties) je werkzaamheden verricht.