Functieomschrijving:

Bestuurssecretaresse (m/v)

32 uur per week

Opdrachtgever: Gemeente Schiedam

Duur opdracht: 6 maanden

Contractvorm: detachering

Wij zijn op zoek naar een flexibele, klantgerichte, stressbestendige secretaresse met ervaring.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen. Jij zorgt ervoor dat de bestuurders goed gefaciliteerd worden om optimaal in te spelen op de behoeften die in de stad leven. Je wordt gekoppeld aan twee bestuurders.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Complex agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
• doornemen van de agenda met de bestuurder
• secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen
• behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie
• het klaarzetten van de juiste documenten voor de bestuurder
• het gastvrij laten verlopen van alle officiële en minder officiële contactmomenten
• signaleren en proactief communiceren over zaken waar het bestuur, directe collega 's en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• meedenken over (verbeteringen in) de werkprocessen en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied

Wat breng je mee?

De ondersteuning van het bestuur is bij jou in goede handen. Je werkt nauw samen met het college, de andere secretaresses, de bestuursadviseurs en de ambtelijke organisatie. Zo wordt de optimale support van het college gegarandeerd.

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands;
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare systemen zoals Outlook, Word en Teams. Ervaring met Notubiz is een pré
• Je kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijke informatie en hebt een goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen;
• Ervaring met bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een gemeente is een pré.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerken en representatief;

Goed om te weten

• Dit betreft een opdracht voor 6 maanden. Gewenste startdatum: 24 augustus 2026.
• Bij voorkeur beschikbaar op de woensdagen en de vrijdagen;

• Het heeft de voorkeur om op kantoor te werken. In afstemming is hybride werken incidenteel mogelijk;
• Als de agenda van de bestuurders daarom vraagt verwachten we enige flexibiliteit in werktijden.
• De opdrachtgever is voornemens de gesprekken te laten plaatsvinden op 23 juli 2026.

Over het team

Je maakt onderdeel uit van een secretariaat van vier personen waarin iedere collega één of meerdere leden van het college ondersteunt. Doordat je onderdeel bent van het secretariaat heb je directe collega’s waarmee je kunt overleggen. We zorgen er samen voor dat het werk altijd goed is georganiseerd.

Het bestuurssecretariaat maakt onderdeel uit van het team Concern-en Bestuurszaken. Dit team bestaat uit ongeveer 25 personen die werkzaam zijn bij verschillende onderdelen: bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, bestuursadvies, bestuurlijke processen, kabinetszaken en concernstrategie. Zij werken allen op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.